Kako učinkovito organizirati radni prostor
Alexandra Savina
Većinu dana provodimo na poslu, bilo uredski ili kućni ured. Međutim, često žrtvujemo vlastitu utjehu i rijetko razmišljamo o tome kako nas prostor oko nas utječe. Ako vam se čini da nemate vremena i da ste zaglibljeni u gomilu dužnosti, moguće je da je stvar u nesastavljenoj hrpi papira na stolu gdje je nemoguće pronaći ništa. Dijelimo savjete koji će vam pomoći da bolje organizirate svoje radno mjesto kako biste mogli produktivnije raditi.
Riješite se viška
Prije nego što počnete reorganizirati radno mjesto, morate izbaciti sve nepotrebno. Čak i ako radite produktivnije na neočišćenom stolu, ako se riješite onoga što ne donosi dobro, to neće nauditi. To se odnosi na sve: radne papire i tiskanice, i sve druge stvari - pokušajte učiniti potreban minimum. Hladno izbacite ono što vam ne pomaže u radu: par nezaboravnih stvari i omiljena fotografija u okviru neće ometati, ali ako su mnogo veće, mogu zauzeti ozbiljan dio radne površine.
Proljeće čistite svakih nekoliko mjeseci i redovito ga čistite. Odaberite najprikladniji raspored za sebe (na primjer, 15 minuta na kraju svakog radnog dana ili jedan sat u petak) i držite se toga - bit će lakše održavati red, a dokumenti i papiri neće se skupljati na stolu. A da biste se riješili nepotrebnog, bilo je lakše, uvijek držite kantu za smeće pored stola. Osim toga, na kraju dana korisno je obrisati stol antibakterijskim tkaninama.
Radite s papirima i dokumentima
Budimo iskreni: papir - glavni izvor smeća na radnoj površini. I premda s njima sve manje radimo, ne postoji toliko tvrtki koje su se u potpunosti prebacile na elektroničko upravljanje dokumentima kao što je moglo biti. Kako bi se lakše nosili s protokom, na stolu možete imati dvije ladice ili dvije mape - ovisno o broju dokumenata s kojima se morate nositi. Prvo morate dodati sve novo: aplikacije za potpis, neotvorena pisma i slično. U drugom, morate poslati dokumente koje ste pogledali i koje treba obraditi kasnije - tako da ništa neće ostati bez pozornosti.
Za papire s kojima se sada ne morate baviti, ali koje još uvijek morate nositi sa sobom, bolje je imati određeni sustav za pohranu. Ne moraju biti poznate mape: ako nemate puno prostora na stolu, možete pokušati objesiti posebne ladice (na primjer, za pohranu novina) na zid. Male note, bilješke i podsjetnici umjesto dosadne plutane ploče mogu se objesiti na posebnu rešetku. Posebno važni dokumenti mogu se skenirati i pohraniti na kopiju računala.
Razmotrite sustav prečaca i smeća - možda će vam biti dovoljno da jednostavno potpišete mape, ili će možda biti korisno označiti ih bojama kako biste brže pronašli ono što vam je potrebno. Prilikom sklapanja papira, zapitajte se da li ih stvarno trebate i hoćete li ih kontaktirati u budućnosti - većinu onoga što pohranimo “za svaki slučaj” nikada ne koristimo. Pokušajte ne pokrenuti mapu "Ostalo" ili "Razno" - najvjerojatnije ćete tijekom vremena zaboraviti što je točno tamo.
Pokušajte uvesti načelo "Papir - akcija". Nemojte dopustiti da dokumenti i bilješke samo leže na stolu, razmotrite ih kao radnju koju trebate izvršiti: na primjer, posjetnica na kojoj je napisan telefonski broj je prigoda da napravite novi kontakt na pametnom telefonu ili zabilježite u dnevniku da trebate nekoga za pozivanje
Koristite kutije i druge alate za pohranu.
Nakon što radite s papirima, obratite pozornost na druge stavke na radnoj površini. S kojom god ljubavlju odaberete tiskanicu, bolje je da ih ne držite stalno na stolu, i da dobijete po potrebi - tako će biti više prostora i manje prašine. Za male stvari možete, primjerice, koristiti podmetače za jaja. U zasebnoj kutiji ili kontejneru vrijedi staviti ono što ne koristite često: primjerice, udarac, kalkulator ili ljepljivu traku.
Kutije, mape i spremnici za pohranu su jeftini (mogu se naći u istom IKEA-i), ali će pomoći da se radni prostor koristi mnogo učinkovitije - kako u uredu, tako i kod kuće. Odaberite trajne one koje će trajati dugo vremena - i ne zaboravite razmišljati o sustavu naljepnica i smeća, kao što je slučaj s papirima.
Držite žice u redu
Kako bi radna površina izgledala čišće, morate sakriti žice i produžne kablove: možete kupiti poseban spremnik, ili možete pokušati sami - iz kutije za cipele. Ako nema puno prostora i nema mjesta sakriti žice, trebali biste ih barem lagano vezati tako da se ne ometaju i da nisu zbunjeni.
Sortiraj datoteke na računalu
Druga važna točka u organizaciji radnog prostora je sortiranje datoteka na računalu. Ako to još niste učinili, odvojite sat-dva za organiziranje dokumenata na novi način: zastrašujuće je preuzeti, ali tada ćete se zahvaliti. Kao iu slučaju običnih papira, od velike pomoći su sistematizacija i etikete koje vam odgovaraju. Ako često morate raditi s različitim verzijama istog dokumenta, korisno je razmotriti sustav imenovanja koji će biti razumljiv svim zaposlenicima koji rade na zadatku. Osim toga, ime svake nove verzije, možete dodati datum i, ako je potrebno, vrijeme - to će biti tako lako razumjeti kada su posljednje promjene napravljene, i usporediti verzije.
Mape koje trenutno ne trebate, ali će biti korisne u budućnosti, možete arhivirati - tako će biti lakše navigirati. Kopija najvrednijih dokumenata trebala bi biti pohranjena u usluzi oblaka - za svaki slučaj.
Rasporedite dodatni prostor za pohranu.
Ovaj savjet je prvenstveno potreban onima koji rade od kuće, a ne samo dokumentima, ali i voluminoznijim materijalima: ako ostavite papire na stolu za vikend u uredu, to nije tako zastrašujuće, onda kod kuće želite da prostor bude što je moguće čišći. Nije svatko ima poseban ured ili veliko radno područje, ali u ovom slučaju postoji izlaz. Možete dodati viseće police iznad stola ili postaviti dodatni prostor za pohranu.
Podijelite radno mjesto u zone
To je korisna tehnika koja će vam pomoći da se bolje nosite s različitim zadacima: zauzmite mjesto za rad na računalu i zaseban prostor za zadatke koji se mogu riješiti bez njega - tiskanim dokumentima ili, na primjer, brainstormingom s bilježnicom u ruci. Čak i ako imate mali stol, još uvijek možete zonu prostora: dovoljno je, na primjer, da se premjestite na drugu stranu ili sjednete na zajednički kauč.
Ako radite od kuće, vrlo je važno izdvojiti poseban prostor za rad (čak i ako je to dio kuhinjskog stola ili malog sklopivog stola). To je prije svega potrebno kako bi se odvojio radni i osobni život (rad od kuće može biti teško prebaciti s jednog načina rada na drugi), ali može biti koristan s praktičnog stajališta. Primjerice, korisno je imati zasebno radno računalo na koje djeca neće pristupiti i koje se neće slomiti u najnepovoljnijem trenutku.
Držite stvari pri ruci
Smatramo da ionako primjenjujete ovo načelo, ali bilo bi korisno ponovno reći. Prilikom postavljanja kućnog ureda, organiziranja prostora i određivanja mjesta gdje će ta ili ona stvar ležati, počnite prvenstveno s načinom na koji je strukturiran tijek rada. Najnužnije stvari uvijek trebate biti pri ruci, inače ih voditi način na koji koristite predmete - na primjer, držite papir blizu pisača i naljepnice - u blizini područja gdje obično radite s dokumentima ili čitate potrebne knjige za rad.
Vodite brigu o stvarima zbog kojih se osjećate bolje.
Razmišljajući o radnom prostoru, ne zaboravite na udobnost - također u malim stvarima. Vrlo je važno odabrati udoban stolac tako da nema bolova u leđima i vratu, da se brine o dovoljnoj rasvjeti (ako je mračno u uredu, kupi stolnu svjetiljku) i drugim stvarima koje mogu učiniti uredski rad boljim - na primjer, jastuk ispod ručnog zgloba koji pomaže spriječiti pojavu tunelskog sindroma, ili oslonca za noge, koji posvjetljuje opterećenje na leđima i vratu.
Nemojte jesti za svojim stolom
Iako se ovaj savjet ne odnosi na organizaciju prostora, nego na organizaciju radnog procesa, a čini se očiglednim, oni se i dalje često zanemaruju - ali uzalud. Kada jedete za svojim stolom, možete nesvjesno jesti (kad smo zauzeti, ne obraćamo pozornost na to koliko jedemo, čak i ako nismo gladni, a često biramo i ne najkorisnije grickalice). Osim toga, pauza za ručak (iako mala) pomoći će da se odvrati od posla i vrati im se novim snagama.
Ako se grickanje za stolom ne može izbjeći, odaberite hranu koja se ne raspada, prosuti ili zaprlja (tresenje mrvica s tipkovnice ili prosipanje juhe na radni laptop je tužna perspektiva), pokušajte biti oprezni i ne uznemiravajte druge (jak miris hrane može budite neugodni prema kolegama), očistite poslije sebe i svakako obrišite stol nakon večere.
slike: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA dizajnerska trgovina