Privremeno nedostupna: Zašto i kako zvati ljude u eri instant glasnika
Prije dvadesetak godina izraz "nazovi me kad se voziš do kolibe" izazvao bi barem zbunjenost. Pametni telefoni postali su prirodan i nezamjenjiv dio naših pokreta: sada se svuda može doći do nas i to je veliki plus. Ali to je također minus - sada se može svugdje doći do nas. Počeli smo različito tretirati pitanja osobnog prostora i poslovne komunikacije: neki su prestali koristiti telefon za pozive, smatrajući ih nepristojnim, arhaičnim i neprimjerenim.
Telefoni su se mnogo promijenili u našim životima i, između ostalog, dopustili su nam da prestanemo govoriti o njima na kraju. Samo prije nekoliko godina, pitanje "Je li pristojno nazvati kolegu ili poslovnog partnera?" samo se nije pojavio. Evo njegovog broja, možete nazvati od deset do šest, ako ne podigne slušalicu, znači da je otišao na večeru, vratit će se na radno mjesto i nazvati kad je čuo poruku na telefonskoj sekretarici. A ako nemamo broj posla, nego mobilni, je li moguće nazvati? A ako radi od kuće i ima malo dijete? Što ako je na sastanku? Možda je bolje prvo poslati SMS? Ili čak pisati na Twitteru? Danas se rađa nova telefonska etiketa, a pravila se ne odnose samo na telefone, nego i na instant glasnike, e-poštu i još mnogo toga.
Glas ili tekst?
Poslovni insider pisac i urednik Nicholas Carlson priznaje da čita većinu poruka e-pošte putem aplikacije na svom pametnom telefonu i ide ovako: daje vrlo brz i kratak odgovor na 5% poruka e-pošte; ako je pošiljatelj vrlo važan, piše prošireno pismo odgovora (1% slučajeva), šalje poruku u arhiv bez čitanja (74% slučajeva), daje sebi vremena, obično dan ili dva, da razmisli o odgovoru (20% slučajeva). To jest, e-pošta je, prije svega, spora. Svaki komunikacijski kanal koji uključuje mnoga slova nije prebrz.
Ali što ako sada želite saznati rješenje vašeg sugovornika? Mogu li birati broj? Poslovni savjetnik Cyrus Stoller vjeruje da, budući da svi sada koriste pametne telefone, moramo proširiti naše komunikacijske kanale, ali ih koristiti u skladu s našim potrebama. On kaže: "Želite li dobiti odgovor od mene u trideset minuta - obavite telefonski poziv. Za dva sata - napišite SMS. U roku od jednog dana - pošaljite poruku putem instant messengera. Dan ili kasnije - napišite e-mail." Na telefonu on kaže sljedeće: "Kada birate moj broj, možete biti sto posto sigurni da ću razumjeti točno ono što mi želite reći, i da sam primio vašu poruku. Ako oklijevate da me odvojite od onoga što radim, Možda i nije tako važno.
Kada definitivno ne zovem
Postoje li pravila kada možete i kada ne možete nazvati? Zapravo, oni se sada formiraju i, kao iu bilo kojoj prijelaznoj fazi, oni još nisu fiksirani. Više ili manje dobro uspostavljeno pravilo je: ako ovo nije vrlo važan i hitan razgovor, bolje je prvo pisati. No, postoje slučajevi kada svakako nije vrijedno birati broj osobe o poslovnim pitanjima. Na primjer, ako ste primili telefonski broj od prijatelja (kolege) i osoba koja vam ga je dala, niste naveli može li stranac slobodno nazvati - a broj osobe koja vam je potrebna nije javno dostupna. U ovom slučaju, bolje je provjeriti s izvorom da li je moguće uputiti na njega.
Nemojte zvati ako je sat veći od sedam navečer. Da, moguće je da je ovo vrijeme djetinjstva za vas, i upravo ste se počeli uključivati u radni proces, ali mnogi ljudi u sedam u večernjim satima radije bacaju radna pitanja iz njihovih glava kako bi im se vratili sljedećeg jutra.
Nemojte zvati ako pitanje koje vas zanima zahtijeva razmišljanje. Želite li raditi za našu tvrtku? Koliko ste spremni platiti za naše usluge? Odgovore na ova pitanja je teško dati u žurbi, zato dajte osobi vremena za razmišljanje. E-pošta je najprikladnija za ovu svrhu.
Nemojte koristiti telefon ako je vaš kolega ili partner tisućljeća. Mladi zaposlenici često priznaju da iznenadno pozivanje bez prethodnog e-maila doživljavaju kao invaziju na svoj osobni prostor, a mnoge velike tvrtke potpuno su napustile telefone na radnim mjestima svojih zaposlenika.
Kada je bolje koristiti telefon
U redu, ponekad ne možete bez telefona. Na primjer, ako trebate doći do državne strukture. Nešto vam govori da ako ih tweetate, morat ćete dugo čekati na odgovor. Vrlo dugo.
Nazovite, ako imate vrlo hitno i važno pitanje, a niste sigurni da osoba brzo reagira na poruke. Ili ako je vaš kolega rekao da je telefon za njega najpoželjniji komunikacijski kanal. U idealnom svijetu, sve je ovako - ljudi se susreću i govore jedni drugima: "Moje ime je Alexander, i volim se zvati i ne postavljati na Facebook." Ili obrnuto: "Ja sam Tatiana, mrzim razgovarati s nepoznatima." Osim toga, vrijedi nazvati ako ste pristali nazvati u određeno vrijeme.
Što reći?
Vrlo često, telefonirajući na pretplatnika, gubimo se, počnemo se zbuniti riječima i čak zaboraviti što smo htjeli reći. Da bi se to izbjeglo, preporučljivo je imati na umu mali podsjetnik. Prvo se predstavite. Kada osoba prvi put razgovara o poslovnom pitanju, često zaboravlja dati svoje ime ili tvrtku u kojoj radi, ostavljajući sugovornika da ga muče pretpostavke. Samo recite: "Dobar dan, moje ime je Ekaterina Ivanova, ja sam iz tvrtke ..." Ako ste se već upoznali i niste sigurni da se osoba sjećala vašeg imena, recite nam točno gdje ste prešli put. Nešto poput: "Dobar dan, ovo je Marina, sreli smo se s vama na poslovnom doručku za utrke pasa."
Drugo, navedite je li prikladno razgovarati sa svojim sugovornikom: on može biti na konferenciji, na poslovnom sastanku, u kupaonici, nakon svega. Nakon što ste se upoznali i uvjerili da ste spremni slušati, možete doći do točke. Iskreno, zaboravite pristojna pitanja poput "Kako je vaš pas?" Ako niste veterinar, naravno.
Kako razgovarati?
Ako zaista trebate voljeti osobu na drugom kraju tornja, koristite vrlo jednostavne, ali učinkovite tehnike za to. Za početak se smiješite i sjedite tako tijekom cijelog razgovora, čak i ako vam se čeljust umori. Iznenadit ćete se koliko će se nakon toga sve promijeniti - osmijeh se uvijek osjeća u telefonskom razgovoru.
Druga važna tehnika - pokušajte se u potpunosti usredotočiti na razgovor. Da je Julije Cezar bio na tvom mjestu, uspio bi napisati nekoliko pisama, otvoriti intelektualno vlasništvo i dogovoriti poslovni doručak s kolegom. I naposljetku bih uvjerio sugovornika da je on nepristojna tvrdoglavica, jer ljudi uvijek osjećaju da im ne posvećujete punu pozornost. Nemojte igrati solitaire, ne pišite e-mail, ne pitajte kolegu da vam kupi kavu - samo se posvetite razgovoru za samo nekoliko minuta.
Svatko zna za treću metodu, ali se iz nekog razloga rijetko koristi. Kontaktirajte osobu po imenu. Ako nazovete bilo koju organizaciju, a mehanički glas vam kaže: “Zdravo, Elena - s čim ti mogu pomoći”, to znači da se osoba na telefonu još nije probudila, uronjena u njegove misli i da te ne sluša. Recite: "Zdravo, Elena, i moje ime je Anna", i vidjet ćete da će raditi, kao poljubac na Snjeguljicu - sugovornik će oživjeti.
E-mail i instant glasnici davali su ljudima koji ne vole govoriti telefonom (a ima ih vrlo, vrlo mnogo) priliku da to izbjegnu. I sami se telefonski pozivi pomalo diskreditiraju - mnogi ljudi više ne podižu slušalicu ako se na ekranu prikaže nepoznati telefonski broj: što ako se iznenada oglasi?
Da, doći do nas je sada mnogo lakše nego prije dvadeset godina. Čak i lakše nego prije nekoliko godina, jer se broj komunikacijskih kanala stalno povećava: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Ne odgovara na poruke u Facebooku? Pisat ćemo mu na Twitteru, nazvati WhatsApp - i tako dalje dok pametni telefon nesretne osobe ne izbije iz vibracija i ne odustane od živaca. Zajedno s povećanjem broja komunikacijskih kanala mijenja se i etiketa njihove uporabe. Jednom je bilo teško zamisliti da ćeš pisati osobi o poslovnom pitanju na Facebooku, jer su društvene mreže isključivo osobni prostor. Danas je teško zamisliti da ćete uzeti i pozvati takvog stranca ako imate, recimo, njegovu adresu e-pošte.
Pravila se upravo rađaju. Možda ćemo za samo nekoliko godina imati točan popis trenutnih glasnika, obveznih za svaku vrstu posla ili pozicije, ali do sada ovaj popis nije tu, mi se krećemo intuitivno. Telefonski razgovori još nisu nestali, ali postali su mnogo manje - ne zato što su loši ili nezgodni, već zato što ljudi imaju izbor. A ako ne možete podnijeti razgovor na telefonu, možda je sada vrijeme da naznačite na Vašoj posjetnici Skype, Telegram ili Twitter?
slike: AliExpress
