Posljednji špric: Kako se brzo nositi s poslom
alexander savina
Do kraja tjedna (i do kraja godine) naša jedina želja je brzo se nositi s poslom i konačno početi odmarati. Postoji ogromna raznolikost knjiga i priručnika o upravljanju vremenom - nije teško pronaći ono što vam odgovara. Za one koji još nisu spremni ozbiljno ući u problem, prikupili smo nekoliko savjeta i trikova koji će vam pomoći da se brže nosite s poslovnim problemima i učinite vas produktivnijim.
Nemojte tražiti više zadataka
Jednostavan savjet koji malo njih slijedi: kako bi se brzo i dobro nosili s zadatkom, bolje je da to uradite sami i, ako je moguće, uklonite sve smetnje. Nije svatko u stanju jednako se koncentrirati na nekoliko stvari u isto vrijeme, pogotovo ako svaki od njih zahtijeva uranjanje i pažnju - zbog toga pati kvaliteta rada.
Radne sobe za razgovor, instant glasnici, e-pošta - sve je to vrlo zbunjujuće. Razmislite o tome kako se možete riješiti smetnji - na primjer, nemojte odmah reagirati, čim se pojavi obavijest o novoj poruci, zabilježite zadatke trećih strana koji se pojavljuju tijekom rada kako biste ih kasnije riješili ili grupirali slične zadatke i odvojili vrijeme tijekom dana za rješavanje problema ih. Potonji će omogućiti manje ometanja - nećete morati ponovno graditi iz jedne vrste zadataka u drugu. Da bi se slijedilo ovo načelo, potrebna je disciplina i ozbiljna izdržljivost - ali rezultat neće dugo trajati.
Planirajte svoj radni dan
Popis zadataka jednostavna je tehnika koja olakšava rad: možete procijeniti stvarnu količinu zadataka i odrediti realne rokove za njihovo izvršavanje. Bez obzira na to koliko biste željeli vjerovati u suprotno, ali sve zadaće imaju različit stupanj važnosti - dakle, kada planirate svoj posao, odredite prioritete. Razmotrite koje doba dana ste najproduktivniji i pokušajte riješiti najvažnije i najteže zadatke u ovom trenutku. Na primjer, mnogi su ljudi navikli započeti dan provjeravanjem svoje radne pošte, ali to nije uvijek najbolje rješenje - ako ste najaktivniji ujutro, prije nego što se umorite i izgubite pažnju, bolje je napustiti ovo vrijeme za najteže ili kreativne zadatke koji zahtijevaju koncentraciju.
Sastanci često mogu prekinuti dan - na primjer, ako se održavaju nekoliko sati nakon početka radnog dana, za koje nemate vremena za dovršetak barem jednog zadatka. Kada planirate svoje vrijeme, razmislite o tome imate li vremena učiniti nešto prije i poslije sastanaka ili između njih - možda je lakše odgoditi sastanak za jutro? Osim toga, rad je nepredvidljiv i možete imati nepredviđene zadatke u bilo kojem trenutku. Stoga je bolje da plan za taj dan nije bio jako gust i da je bilo dovoljno vremena za iznenađenja - računajte na 5-6 sati neprekidnog rada.
Odredite rokove - i zategnite ih
Jedan od razloga zašto se ne možemo brže nositi sa zadatkom - nedostatak jasnog roka: posao često traje cijelo vrijeme za to. Posebno su važni rokovi za teške zadatke: vrlo često skraćujemo i radimo na teškom zadatku, jer nam se čini golemim - jasan rok pomaže da ga učinimo razumljivijim.
Za početak, pokušajte smanjiti rad na zadatku za koji obično provodite nekoliko sati, pola sata - možda sami nećete primijetiti kako se nositi sa svime brže nego inače. Istina, ovdje vrijedi biti oprezan - postavite sebi realne rokove (ne pokušavajte raditi cijeli dan za dva sata) i ne donosite se ako ne možete obaviti zadatak u zadanom vremenu: ne radite u stalnom stresu i bez panike.
Provedite manje vremena s nevažnim zadacima.
Nisu svi radni zadaci jednako važni - stoga ne vrijedi trošiti isto vrijeme na njih. Simon Reynolds, poslovni mentor, savjetuje ostaviti deset minuta ili manje za male zadatke: najčešće ne zahtijevaju savršenu izvedbu, tako da ih možete donirati za važnije zadatke. Prema Reynoldsu, može se uštedjeti i do 90 minuta dnevno - najvažnije je pokušati namjenski smanjiti vrijeme za zadatke nekoliko puta dnevno. Osim toga, jedan od najboljih načina za ulazak u ritam na početku radnog dana je izvođenje malog (ovo je važno!) I nije najteži zadatak. To se može usporediti s jutarnjim treningom: osjećat ćete se bolje i moći ćete raditi druge stvari.
Još jedna korisna tehnika - pokušajte potrošiti na donošenje odluka samo minutu. Često provodimo mnogo vremena razmišljajući o tome, ali ne uvijek odluke koje su donesene postaju bolje. Ako primijetite da često znate pravu odluku, ali uzmite si vremena, pokušajte si postaviti rok od 60 sekundi.
Odaberite prikladnu shemu upravljanja vremenom.
Postoje mnoge tehnike koje će vam pomoći da postanete produktivniji i bolje izgradite svoj dan - glavna stvar je pronaći vlastitu. Jedna od najčešćih je "tehnika rajčice" (njezin tvorac je koristio tajmer u obliku rajčice). Temelji se na jednostavnoj logici: potrebno je vrijeme da se uključimo u posao i učinkovito ga izvedemo, i vrijeme za odmor. "Tehnika rajčice" podrazumijeva da svoj rad podijelite na blokove - "rajčice".
Morate postaviti tajmer za 25 minuta (to je jedan “rajčica”), tijekom kojeg ćete se baviti samo poslom, a da vas ne ometa ništa drugo. Nakon tajmera zazvoni, napravite pauzu od pet minuta, a zatim pokrenite novi blok. Nakon tri ili četiri bloka od 25 minuta, uzmite dulju stanku i odmorite 15-30 minuta.
Ne morate se strogo pridržavati tih brojki: vremenski intervali mogu biti bilo koji, glavna stvar nije prekratka - inače nećete imati vremena obaviti određenu količinu posla bez ometanja. Ova tehnika je vrlo učinkovita: za blok vremena u kojem ne radite ništa drugo osim posla, možete uhvatiti puno više. Osim toga, u "rajčice" možete izmjeriti koliko vremena ćete potrošiti na određeni zadatak - i bolje je planirati svoje vrijeme.
Razmislite o tome što možete odbiti
Važno je adekvatno i strogo procijeniti količinu vašeg rada - onda će se ispostaviti da je brži. Trener Mark McCartney hladnokrvno preporuča odbaciti sve nepotrebne stvari: procijenite koji od vaših zadataka su najvažniji i najvažniji, a koje sigurno možete napustiti (dobro ili pokušati delegirati). Prema McCartneyju, često se slažemo da nešto učinimo na stroju, ne razmišljajući zašto je taj zadatak važan i je li to doista važno.
Kritični pristup pomaže vam olakšati život i odrediti prioritete. U praksi se ova preporuka prvenstveno bavi e-poštom - razmislite o tome kako možete optimizirati proces (na primjer, koristiti predloške ili automatske odgovore za e-poštu koja ne zahtijevaju pažljiv odgovor) i je li sve poruke vrijedno odgovarati.
Uzmi stanke
To već znate: umorna osoba jednostavno ne može učinkovito raditi. Često, da bismo učinili više, nastojimo raditi duže i bez stanki, iako je vrijedno raditi upravo suprotno. Svatko tko napusti učenikovu naviku spavanja nekoliko sati dnevno iz iskustva zna da ako se dovoljno naspavate i odmarate od posla u večernjim satima, postat ćete mnogo produktivniji i moći ćete učiniti mnogo više nego da ste došli na posao u polusnu. Također, zaustavite se što je više moguće. Istodobno (i to također znate) pauza bi trebala biti visoke kvalitete: ne smijete se držati pametnog telefona niti početi prelistavati Facebook - bolje je nakratko udaljiti se od računala i odvratiti od protoka informacija.
Budite iskreni prema sebi
Možda najvažniji savjet: samo vi možete točno razumjeti što ometa vašu produktivnost. Često imamo manje vremena zbog utvrđenih navika - i ovdje bismo trebali iskreno priznati da se to vrijedi mijenjati. Kada dođete na posao, provodite li dvadeset minuta uključivanja u proces? Volite li piti kavu s kolegom nakon ručka? Stalno prebacivanje između zadataka i ne može se koncentrirati na jednu stvar? Držite se glasnika? Znaš što treba učiniti.