Kontrolni popis: 8 znakova koji ne znaju kako rasporediti vrijeme
alexander savina
Čini se da ocjenjuje učinkovitost vještina upravljanja vremenom vrlo jednostavno: ako imate vremena raditi sav posao u određenom roku ili ste u mogućnosti ubrzati u kritičnoj situaciji i obaviti zadatke što je brže moguće, onda je sve u redu. Ali ponekad problemi s dodjeljivanjem vremena nisu toliko očiti - na primjer, ako imate vremena za sve, ali s vremena na vrijeme osjećate da se ponašate na granici mogućnosti. Razumijemo kako to shvatiti - i što učiniti s tim.
1
Ne možete procijeniti koliko će trajati vaša radnja.
Ako primijetite da ste kasno na pet do deset minuta (da radite, da se sastajete s prijateljima i gdje god se nalazili), možda je problem u tome što ne razumijete u potpunosti koliko vremena imate različite zadatke. To se događa - čini se da ste sigurni da je stvar jednostavna i tek na samom kraju shvatite da će vam trebati dodatnih deset minuta.
Dobra vijest je da se možete nositi s tim: ako primijetite sklonost da sve planirate u isto vrijeme, jednostavno postavite svaki slučaj dva puta - ili barem tih petnaest dodatnih minuta. Mnogi ljudi koriste ovu tehniku prilikom planiranja svog radnog dana: zapamtite da se neočekivana viša sila uvijek može umetnuti u skladan popis zadataka.
2
Nemate jasan plan za taj dan.
Popis zadataka jedan je od najjednostavnijih i najučinkovitijih alata za upravljanje vremenom: zahvaljujući njemu lako možete shvatiti koliko vremena ste potrošili na zadatke i gdje se sustav ruši. Sve to, naravno, ne znači da morate računati na dan do trenutka - ali barem razumjeti popis pitanja i razmisliti o tome što i u kojem redoslijedu ćete biti angažirani uvijek korisno.
Mnogi u poslu i izvan njega otežani su osjećajem da ima previše problema i nije jasno kojega je na prvom mjestu. Dnevnik ili poslovni plan riješit će ovaj problem i dodati pojedinosti o danu: popis stavki plaši daleko manje od kaosa u mojoj glavi.
3
Bojiš se delegirati
"Ako želite učiniti nešto dobro, učinite to sami" - popularna, ali ne i najproduktivnija ideja: uvijek postoji rizik prikupljanja toliko mnogo stvari koje jednostavno ne možete nositi s njima. Ako ste navikli pratiti proces od početka do kraja i niste spremni pustiti kontrolu, ali to počinje ometati produktivnost, razmislite je li vrijeme da dio zadataka prenesete nekom drugom.
A ako otpustite radna pitanja, još niste spremni, onda je sasvim moguće povjeriti čišćenje nekom drugom, a umjesto kuhanja nakon napornog dana - naručite hranu kod kuće. Slobodno vrijeme može se utrošiti na odmor - biti produktivniji sljedeći dan.
4
Ne postavljate prioritete
Kako biste optimizirali vrijeme, nije dovoljno razumjeti što trebate učiniti u jednom danu - također morate procijeniti što je važno učiniti sada i što možete čekati. "Vrlo često odgađamo važne zadatke, one koji nas pritiskaju - zbog mentalnog napora koji moramo uložiti kako bismo se usredotočili na njih", rekao je trener Kimberly Medlock.
Lakše je odgovoriti na desetak pisama, iako ne zahtijevaju hitnu reakciju, nego zauzeti veliko i važno izvješće koje treba podnijeti što je prije moguće - iako je produktivnije obratiti pozornost na drugo. Ako je to vaš slučaj - pokušajte ponovno razmotriti prioritete: bez obzira na to koliko je teško preuzeti većinu posla, sigurno ćete biti zahvalni sami sebi da ste to učinili.
5
Pokušavate napraviti deset stvari odjednom.
Nisu svi stručnjaci smatrali da je multitasking tako dobra ideja. A ako je lako nositi se s dva mehanička slučaja (na primjer, slušanjem podcasta i istovremeno), dvije akcije koje zahtijevaju stalnu pozornost (na primjer, gledanje TV serije i pokušaj odgovaranja na e-poštu u isto vrijeme) je teže kombinirati - najvjerojatnije ćete brzo prebacivanje s jednog na drugi zadatak.
Suprotno onome što nalaže logika, vjerojatno ćete se brže nositi sa slučajem ako budete obraćali pažnju samo na njega. Možete isprobati čuvenu "tehniku rajčice": pokrenite mjerač vremena za dvadeset pet minuta i nemojte se ometati ništa u ovom trenutku - kada vrijeme istekne, možete uzeti petominutnu pauzu.
Možete isprobati manje stroge metode - na primjer, dodijeliti određeno vrijeme za određeni zadatak (rok vas čini bržim - glavna stvar nije preopteretiti se) ili samo pokušati minimizirati vanjske podražaje. Započnite s porukom e-pošte: umjesto da jurimo da je provjeravate svakih pola sata, izdvojite nekoliko minuta dva ili tri puta dnevno.
6
Ne opuštate se
Nakon studentskih godina, mnogi će se suočiti s teškim otkrićem: ne spavajte cijelu noć, a onda, kao da se ništa nije dogodilo, ne mogu poslovati. Vjerojatno ste i sami primijetili da se u danima kada niste dovoljno zaspali ili ste bili jako umorni češće ometali, a rad ide mnogo sporije nego što je mogao.
U takvim slučajevima uvijek postoji opasnost od pada u opasnu tračnicu kada shvatite da ste tijekom dana radili vrlo malo i dovršili stvari kasno noću - tako da ne budete dovoljno spavali sljedeći dan i radili manje nego što biste mogli. Ako se na tome uhvatite, znajte da je najbolji pomagač produktivnosti dobar san (ne zaboravite na njegovu higijenu!).
7
Ne znate kako reći ne
Previše zadataka jednostavno je nemoguće postići: pokušavajući učiniti sve odjednom, u određenoj fazi, možda ćete morati žrtvovati kvalitetu ili uvjete. Uvijek postoje ljudi oko vas koji traže uslugu ili uslugu, čini se da ne postoji ništa loše u jednom malom biznisu - dok ne shvatite da se brojni zahtjevi miješaju u vaše, mnogo važnije za vas pitanja.
Lako je precijeniti koliko zadataka možete preuzeti, kao i pogriješiti s vremenom koje im je potrebno - a sve to može dovesti do izgaranja. Zato je tako važno naučiti reći "ne" na vrijeme: bolje je odmah odbiti nešto učiniti nego ispuniti rokove, učiniti sve loše, ili se samo iscrpiti.
8
Pokušavate preoblikovati svoj ritam
Najčešći savjet koji se može čuti kada je u pitanju produktivnost je: "Samo ustani rano i učinite više ujutro" - to navodno čine Anna Wintour, Tim Cook i Richard Branson. Možda inspiriran njihovim primjerom, ustaneš u pet ujutro na trening, na sastanak sa svojom djevojkom na doručak i za stolom za uredom već u devetoj godini - ali umjesto vedrine i spremnosti da brzo završiš ono što se osjećaš preplavljeno i umorno.
Nažalost, ne postoji univerzalni recept za produktivnost. Moguće je da će vam biti lakše trenirati i susresti se s prijateljima ne rano ujutro, nego navečer nakon posla - a vrhunac vaše produktivnosti nije u devet ujutro, već u tri popodne, nakon pauze za ručak. Umjesto da pokušavate postati vuk, slušajte tijelo - tako ćete se osjećati puno bolje.
slike: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com